Die Kommunikationsmöglichkeiten für Unternehmen sind seit Internet & Co. rasant gestiegen. Die Folge ist eine Entmaterialisierung von wirtschaftlichen Prozessen im betrieblichen Arbeitsablauf. Früher haben wir analoge Rechnungen (Papierrechnungen) auf dem Postweg versandt. Heute übermitteln mehr und mehr Unternehmen digitale Rechnungen per E-Mail an den Kunden. Das Motiv hierfür ist das Einsparen von bis zu 80 % der laufenden Buchhaltungskosten. Zahlreiche Unternehmen, wie auch BureauSupport, versenden aus diesem Grund Ihre Rechnungen papierlos.
Beim Versand, Empfang und bei der Aufbewahrung digitaler Rechnungen sind gesetzliche Richtlinien zu beachten. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 und einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen von 2012 hat der Gesetzgeber die Behandlung von digitalen und analogen Rechnungen angeglichen.
Welche und wie lange sind E-Mails aufzubewahren?
Wer seine Rechnungen per E-Mail versendet, ist nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ verpflichtet.
Grundsätzlich gilt, dass alle Geschäftsunterlagen, die für die Besteuerung relevant sind, zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden müssen (§ 257 HGB, § 147 AO). Diese Verpflichtung bezieht sich nicht nur auf analoge Geschäftsbriefe, sondern auch auf digital versandte bzw. empfangene Korrespondenz, die ein Handelsgeschäft bzw. Geschäftsvorfall betreffen. Analoge wie auch digitale Handels- bzw. Geschäftsbriefe sind demnach 6 Jahre aufzubewahren. Eine E-Mail ohne steuerlich relevanten Inhalt, die im Anhang eine Rechnung im PDF-Format enthält, muss nicht aufbewahrt werden, sie ist lediglich als Briefumschlag anzusehen. Jedoch die beigefügte Rechnung muss aufbewahrt werden. Eine E-Mail, deren Inhalt eine Rechnung darstellt, ist dagegen 10 Jahre aufzubewahren.
Wichtig: Archivieren Sie Ihre digitalen Rechnung so, dass ihr Inhalt nicht veränderbar ist. Ansonsten sind Sie verpflichtet über etwaige Änderungen ein Protokoll zu führen (BMF 14.11.2014, Az. IV A 4 – S 0316/13/10003).
